Ochrana
osobních údajů.

1. Kdo za údaje odpovídá

Dál jen „provozovatelka“. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemá jmenovaného — zákon jí to neukládá. Ve všem, co se údajů týká, se piště na adresu výše.

2. Dvě různé role

Je důležité je nesplést, protože se liší odpovědnost:

• U rejstříku na billme.cz a u provozu služby je provozovatelka správcem — sama určuje, co a proč se zpracovává.
• U obsahu, který si uživatel vloží do účetní aplikace na app.billme.cz je provozovatelka zpracovatelem. Správcem je uživatel: jsou to jeho doklady, jeho odběratelé, jeho účetnictví. Provozovatelka s nimi nakládá jen podle jeho pokynů a pro vlastní potřebu je nepoužívá.

3. Co se zpracovává a proč

Údaje z veřejných rejstříků

Služba zobrazuje údaje o podnikatelích z veřejných zdrojů — z ARES, živnostenského a obchodního rejstříku a z registru plátců DPH. Patří sem i jména fyzických osob, které ve firmách figurují jako statutární orgán nebo společník, protože je rejstřík takto zveřejňuje.

Právní základ je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) — zpřístupnit to, co už veřejné je, na jednom místě. Údaje pocházejí z veřejně dostupného zdroje, ne od samotných osob. Proti tomuto zpracování lze vznést námitku.

Zápis odborníka v rejstříku

Jméno nebo název, IČO, obor, kraj, zaměření, orientační ceny a kontaktní údaje. Odborník je zadává sám a počítá s tím, že budou veřejné — v tom je smysl zápisu. Právní základ je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b).

Zprávy od klientů

Když se klient ozve odborníkovi, jde jeho zpráva a kontakt odborníkovi. Provozovatelka z kontaktů nestaví databázi na prodej, neprodává je a nepoužívá je k vlastnímu oslovování.

Účet v účetní aplikaci

E-mail, jméno a heslo uložené jako nečitelný otisk, dále údaje o firmě uživatele. Účet schvaluje provozovatelka, takže se u žádosti zpracovává i to, kdo o přístup požádal. Právní základ je plnění smlouvy.

Obsah účetní aplikace

Doklady, položky, kontakty odběratelů, bankovní pohyby, nahrané soubory. Mohou obsahovat osobní údaje třetích osob — zákazníků uživatele. Zde vystupuje provozovatelka jako zpracovatel a řídí se pokyny uživatele.

Bankovní pohyby

Pokud si uživatel propojí aplikaci se svým bankovním účtem, stahují se pohyby přes rozhraní jeho banky — datum, částka, protiúčet, jméno protistrany, variabilní symbol a zpráva pro příjemce. Dělá se to čtecím přístupem, který neumí platit. Propojení zřizuje uživatel sám a kdykoliv ho může zrušit.

Fakturace placeného zápisu

Fakturační údaje a doklady o platbě. Právní základ je plnění smlouvy a následně právní povinnost — účetní a daňové předpisy ukládají doklady uchovávat.

E-mailová komunikace

Obsah zpráv, adresa odesílatele a čas. Odchozí pošta ze služby — doklady, upozornění, odpovědi — odchází přes poštovní server provozovatelky pod adresou v doméně billme.cz. Právní základ je oprávněný zájem na vyřízení komunikace.

4. Vytěžování dokladů umělou inteligencí

Aplikace umí z nahraného dokladu přečíst údaje a předvyplnit je. Je to volitelná funkce; bez ní se zadává ručně.

Pokud ji uživatel použije, odešle se obsah souboru ke zpracování společnosti Anthropic PBC (Spojené státy americké), která provozuje použitý model. Soubor může obsahovat osobní údaje třetích osob. Anthropic vystupuje jako další zpracovatel; předání do USA se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise podle čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR.

Kdo tuhle funkci používat nechce, prostě ji nepoužije — nic jiného se tím neomezí.

5. Provoz serveru a záznamy přístupů

Služba běží na vlastním serveru provozovatelky umístěném v České republice u poskytovatele WEDOS Internet, a.s. Žádné části nejsou přenechány cizímu administrátorovi; k serveru má přístup provozovatelka a osoby, které pro ni zajišťují technickou správu, vždy jen v nezbytném rozsahu.

Veškerý provoz prochází přes nginx, který vede provozní záznamy. Ukládá se v nich IP adresa, datum a čas, požadovaná adresa, návratový kód, objem přenesených dat, odkazující stránka a identifikace prohlížeče. Stejné údaje se zaznamenávají i pro billme.cz a app.billme.cz.

K čemu to slouží: rozpoznat útok, dohledat chybu a udržet službu v chodu. Právní základ je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) na bezpečnosti a funkčnosti služby. Záznamy se neuchovávají déle než 12 měsíců a pak se mažou. Nepoužívají se k profilování ani k reklamě.

Data se zálohují, aby přežila poruchu disku nebo chybný zásah. Zálohy jsou šifrované a uchovávají se nejdéle 12 měsíců. Smazání údajů se do záloh promítne s odstupem — v živém systému zmizí hned, ze záloh vyprší s danou zálohou.

6. Cookies a měření

Rejstřík na billme.cz neukládá do prohlížeče žádné cookies a nemá v sobě Google Analytics, reklamní pixel ani jiný měřicí nástroj. Proto se tu neobjevuje žádná lišta se souhlasem — není k čemu dávat souhlas.

V účetní aplikaci na app.billme.cz se používá pouze technická cookie nezbytná k přihlášení a udržení relace. Bez ní se nedá být přihlášený, takže souhlas nevyžaduje.

7. Komu se údaje předávají

• WEDOS Internet, a.s. — server, na kterém služba běží (Česká republika).
• Anthropic PBC — jen při použití vytěžování dokladů (Spojené státy americké).
• Banka uživatele — jen při propojení účtu, a to směrem od banky k aplikaci.
• Orgány veřejné moci — pokud to ukládá zákon.

Mimo tento výčet se údaje nikomu nepředávají. Neprodávají se a nepoužívají se k cizí reklamě.

8. Jak dlouho se uchovávají

• Zápis v rejstříku — po dobu jeho trvání, po zrušení se z rejstříku odstraní.
• Účet a obsah aplikace — po dobu trvání účtu; po zrušení se smažou do 30 dnů, kromě toho, co je nutné uchovat ze zákona.
• Účetní doklady — 10 let od konce zdaňovacího období, jak ukládá zákon o DPH.
• Provozní záznamy nginx a zálohy — nejdéle 12 měsíců.
• E-mailová komunikace — nejdéle 3 roky.

9. Vaše práva

Vůči provozovatelce lze uplatnit tato práva:

• vědět, jestli a jaké údaje se o vás zpracovávají, a dostat jejich kopii,
• nechat opravit nepřesný údaj,
• nechat údaje vymazat, pokud pro ně není důvod,
• omezit zpracování, než se vyřeší spor o jeho oprávněnosti,
• dostat údaje ve strojově čitelné podobě a vzít si je jinam,
• vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu.

Žádost pošlete na account@billme.cz. Odpověď přijde nejpozději do jednoho měsíce. Jde-li o údaje uvnitř účetní aplikace, obraťte se na uživatele, který je tam vložil — provozovatelka je u nich jen zpracovatel a žádost mu předá.

Pokud s vyřízením nesouhlasíte, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

10. Změny

Když se provoz změní, změní se i tyhle zásady — datum účinnosti dole vždy ukazuje aktuální znění. Podstatnou změnu, která se dotkne uživatelů aplikace, oznámí provozovatelka e-mailem.

11. Účinnost

Tyto zásady jsou účinné od 21. října 2026.